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Las 6 ventajas de la gestión por procesos

gestion por procesos
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Uno de los modelos de organización empresarial más conocido es sin lugar a dudas el modelo tradicional, el cual está basado en jerarquías y departamentos entre los cuales el trabajo es dividido. Este modelo a día de hoy es totalmente obsoleto, ya que hace que el flujo de trabajo sea pesado y muy lento. A principio del siglo XX, un nuevo sistema apareció para quedarse, es conocido como Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) el cual en 1987 se convierte en uno de los principios de la ISO 9001 de gestión de calidad. Desde entonces, son muchas las empresas que han adoptado y siguen adoptando este sistema debido a los numerosos beneficios que aporta.

El modelo de gestión por procesos tiene como objetivo la satisfacción del cliente (modelo horizontal), cosa que no ocurre en el modelo tradicional donde lo que se busca es agradar o tener contento al jefe (modelo vertical). Podemos decir que la gestión por procesos es fundamental hoy en día, si una empresa quiere ser competitiva y sobrevivir en el tiempo, ha de cambiar de mentalidad y de buscar la excelencia basándose en su cliente.

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Pero, ¿qué es exactamente la gestión por procesos?

Este tipo de gestión es una manera de organización del trabajo mediante el que se busca la continua mejora de actividades dentro de una empresa. Es fundamental que se identifiquen y documenten todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la misma, para que de esa manera todo funcione coordinadamente para obtener, como primer objetivo, clientes satisfechos. Se suele usar la expresión “documentar lo que se hace y hacer lo que se documenta” para resumir a groso modo este sistema organizativo.

Ventajas del modelo de gestión por procesos

  • Visión global de la empresa: fruto de la identificación y documentación de los procesos que intervienen, se va a obtener una visión general de todo lo que en ella sucede, pudiendo detectar con claridad cuál es el flujo de trabajo interno.
  • Se elimina lo que sobra: como consecuencia de tener una visión global de todos los procesos, se es capaz de encontrar duplicidades, redundancias, pérdidas de tiempo, atascos y cuales son las interrelaciones entre trabajadores. De este modo, optimizar los procesos se convierte en una tarea mucho más fácil, incluso podremos detectar que existen tareas que se pueden automatizar y podremos liberar los recursos que hasta ahora se encargaban de realizarlas.
  • Mejora de la comunicación: como todos los procesos están documentados y actualizados, cualquier trabajador puede acceder a ellos, para saber qué tiene que hacer y cómo hacerlo. De este modo, sea quien sea quien realice una determinada tarea lo hará de la misma manera y no habrá sitio para dudas. También se mejora la comunicación interna, ya que se trata de un sistema horizontal, donde se busca la colaboración de todos los recursos para trabajar por el beneficio común de la organización.
  • Optimización de los recursos: al tener tan claro cual es el flujo de trabajo dentro de la empresa, seremos capaces de organizar los recursos humanos y físicos de nuestra empresa de una manera totalmente optimizada, lo que supone un ahorro en costes de tiempo y personal.
  • Medición: los procesos podrán ser medidos y analizados mediante la asignación de indicadores y objetivos.
  • Mejora continua: este modelo de organización siempre está vivo, buscando y promoviendo la mejora continua en los procesos. El objetivo es obtener un alto grado de satisfacción de los clientes, por ello hay que trabajar continuamente el conseguir este objetivo.

Los beneficios de la metodología de gestión por procesos no son inmediatos, tardaremos un tiempo en verlos, sin embargo sus resultados son de gran fiabilidad y perdurarán en el tiempo. Aplicar este tipo de gestión supondrá un cambio tanto en las operaciones como en la mentalidad global de la empresa, se ha de pasar de un pensamiento de pertenencia a un departamento, a un pensamiento donde la empresa sea un “todo”, en el que cada persona busque la excelencia de cara al beneficio de la organización y sus clientes.

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