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Qué es BPM: definición, importancia, aplicaciones y principales atributos

Tiempo de lectura: 6 minutos

BPM es una disciplina que implica cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de flujos de actividad empresarial. Quienes saben qué es BPM (Business Process Management) tienen claro que, con esta gestión, se logra dar apoyo a objetivos empresariales, sistemas integrales, empleados, clientes y socios, dentro y más allá de los límites de la empresa.

¿Qué es la metodología BPM?

Al plantearnos cómo se define BPM podemos hablar del marco teórico, que haría referencia a la disciplina que se centra en la gestión de procesos de negocio, o del aspecto práctico, en cuyo caso, tendríamos que centrarnos en la tecnología.

La tecnología BPM aumenta la visibilidad sobre los procesos de negocio, para garantizar el control, a la vez que mejora la comprensión sobre los mismos y su subproductos. Como resultado, las ineficiencias detectadas pueden modelarse hasta lograr los resultados deseados.

Avanzar hacia la excelencia empresarial resulta más sencillo cuando se cuenta con una herramienta que impulsa la mejora continua y, además, el BPM lo hace sin necesidad de hacer grandes inversiones, puesto que, por lo general, puede integrarse sin problemas con el CRM de la empresa o con su ERP, así como con cualquier otro tipo de software de gestión con el que ya se esté trabajando.

El uso adecuado de todos los recursos permite a los negocios ser más productivos y si a ello le sumamos el aumento de fortalezas y disminución de puntos débiles, el resultado es una empresa más competitiva y mejor preparada para enfrentarse al futuro.

Las oportunidades de esta tecnología, como saben quienes conocen qué es BPM, pronto empiezan a traspasar el ámbito interno de la organización. Mejora de las comunicaciones con proveedores, socios y distribuidores o el aumento de la satisfacción del cliente son sólo algunas de las consecuencias de una toma de decisiones optimizada, la que hace posible BPM.

 

Aplicaciones de BPM para el negocio

Existe una gran variedad de aplicaciones BPM para la empresa, pero, entre las más utilizadas se encuentran las cuatro siguientes:

  1. Integración de aplicaciones de base de datos: permite conectarse e intercambiar información con las bases de datos de la organización. Todos los datos a los que se puede acceder a través de SQL se pueden integrar directamente en los formularios y flujo de trabajo. Ejemplos comunes incluyen sistemas ERP, aplicaciones de recursos humanos, CRM e incluso aplicaciones propias que almacenan información en una base de datos. Cuando se detecta un nuevo documento, una aplicación de flujo de trabajo puede iniciarse automáticamente con el nuevo documento, como un archivo adjunto. Esta capacidad es útil para procesos ETL o de tipo “dropbox” en los que los clientes, socios o usuarios internos entregan documentos a una carpeta compartida para su procesamiento.
  2. Servicios web: las aplicaciones BPM permiten el acceso a todo tipo de datos, ya sean almacenados en bases de datos, sistemas de archivos o incluso correo electrónico. Pero también permiten acceder a otras aplicaciones de flujo de trabajo, aplicaciones BPM y servicios directamente a través del conector de servicios web. Al igual que el conector de la base de datos, el conector de servicios web es gestionado por un asistente y no requiere codificación o scripting.
  3. Servidores de correo electrónico BPM: después de supervisar el correo electrónico entrante, el mensaje que aparece en la bandeja de entrada inicia automáticamente una aplicación BPM. De esta forma, el contenido del correo electrónico se puede extraer y usar para rellenar campos del formularios o adjuntar a un flujo de trabajo. La capacidad de interactuar y extraer datos de los mensajes de correo electrónico es valiosa en una variedad de aplicaciones que incluyen: soporte técnico, servicio post ventas y atención al cliente.
  4. Aplicación de BPM social e integración de aplicaciones de flujo de trabajo: con las aplicaciones BPM es posible crear flujos de trabajo asociados a eventos como tweets de Twitter, Me gusta o comentarios de Facebook o publicaciones de LinkedIn. Bastaría con asignar un tweet a un agente de servicio al cliente o dirija un comentario de Facebook a un experto en marketing de redes sociales para obtener una respuesta. A través de una aplicación de flujo de trabajo y una integración y configuración de aplicaciones BPM, es posible definir qué tipo de eventos de redes sociales desencadenarán una respuesta de flujo de trabajo.

que es bpm

Diferencia entre lo que es BPM y lo que no tiene que ver con el Business Process Management

Antes de profundizar en lo que es BPM, es necesario tener en cuenta lo que no es Business Process Management. En concreto, existen 4 áreas donde suelen producirse confusiones, que hace falta aclarar. Se trata de las siguientes:

  • BPM no es un producto.
  • BPM no es un segmento de mercado.
  • BPM no es algo que hacen las aplicaciones, ni BPM as a Service es un alojamiento de aplicaciones.
  • BPM no es algo que mejore el negocio, aunque sí se considera como una práctica de mejorar metódicamente un proceso que respalda el negocio, que debe aplicarse sólo después de la consideración de todo el proceso de extremo a extremo.

La gestión de procesos de negocio es una parte de la administración de empresas y, por ello, las herramientas de Business Process Management suelen presentar distintos componentes de BPM, como los siguientes:

  • Modelado, necesario para las herramientas de diseño visual.
  • Business Process Automation.
  • Análisis, para aumentar el rendimiento del proceso en tiempo real.
  • Capacidades móviles y sociales
  • Integración con los programas CRM.
  • Almacenamiento y gestión de contenido.

Beneficios para el negocio de BPM

Una vez se conoce qué es BPM y cuáles son los componentes que hacen posible que apoye a los objetivos empresariales, es preciso entender qué ventajas depara a la organización. En concreto, podríamos destacar cinco:

  1. Transparencia en todas las etapas: se revelan todos los datos, los resultados, los números, la rentabilidad. La transparencia da como resultado una mayor comprensión por parte del personal y da a los clientes una sensación de confiabilidad.
  2. Mayor control administrativo: que permite conocer qué área de la compañía gasta más dinero, cuáles son las cuentas pendientes ahora y en el futuro o cuáles son las mejores inversiones. BPM hace posible comprender el negocio en su conjunto.
  3. Aumento de la productividad: la productividad aumenta porque los procesos están optimizados. Un informe que antes tardaría una hora en completarse, ahora sólo requiere de minutos, una reunión que tomaría dos horas ahora lleva una, porque todos los involucrados conocen la información y se hace más con la misma (o menos) cantidad de tiempo.
  4. Reducción de costes: con la tecnología BPM se puede hacer más con menos personal y menos herramientas. Además se gana efectividad al controlar los procesos y se evita el desperdicio de recursos, lo que resulta en un gran recorte de costes.
  5. Automatización de procesos y generación de evidencia: con la automatización hay menos repeticiones, no hay reelaboración, el proceso no se acumula y se puede acceder fácilmente a los datos. A la vista de la información es sencillo averiguar exactamente qué área de la empresa no está logrando sus objetivos, ya que los resultados se miden, facilitando la mejora y optimización.

 

Lo que no se puede medir, no se puede mejorar y entender qué es BPM es el primer paso hacia una nueva etapa en la empresa, donde la optimización de procesos ahorrará costes, impulsará la productividad y la hará más competitiva. Es hora de apostar por la tecnología que puede eliminar progresivamente todas las ineficiencias a la vez que impulsa las fortalezas sobre las que se asienta la ventaja comeptitva del negocio.

 

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