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Master Data Management: las claves para una gestión eficaz

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Tiempo de lectura: 5 minutos

Master Data Management o la gestión de datos maestros (MDM) es el esfuerzo realizado por una organización para crear una única fuente de referencia maestra para todos los datos de negocio críticos. Cuando se lleva a cabo una adecuada gestión, los procesos de negocio adolecen de menos errores y menos redundancia.

Con este objetivo, la gestión de datos maestros suele apoyarse en soluciones que comprenden una amplia gama de prácticas de limpieza, transformación e integración de datos, cuya aplicación asegura a los usuarios de negocio que los datos listos para su consumo son precisos, consistentes y están actualizados.

Nadie duda de los beneficios de Master Data Management y es que, al proporcionar un punto de referencia para la información crítica, MDM elimina redundancias costosas que se producen cuando las organizaciones dependen de fuentes de información múltiples y heterogéneas.

Qué es Master Data Management

La gestión de datos maestros es el apoyo con el que cuenta la empresa a la hora de gestionar, centralizar, organizar, categorizar, localizar, sincronizar y enriquecer los datos maestros, de acuerdo con las reglas de negocio .

Los datos maestros pueden ser de varios tipos, aunque los más habituales son los de producto, cliente, proveedor, ubicación y referencia. Pueden proceder de los procesos internos, pero también de cualquier fuente de información que impulse el negocio.

La gestión eficiente de los datos maestros en un repositorio central proporciona a las empresas una visión única de la información, eliminando las costosas ineficiencias causadas por los silos de datos.

Cuál es el funcionamiento de Master Data Management

Un software de gestión de datos maestros genera un único punto de referencia para la gestión del conocimiento empresarial, acumulando para ello información de diversas fuentes, cuyos datos consolida en un archivo maestro. Este maestro se convertirá en el recurso principal para todos los procesos de negocios y aplicaciones.

Las capacidades de MDM permiten a la empresa:

  • Recopilar información, combinando datos de sistemas aislados para generar una imagen completa.
  • Limpiar los datos, generando conocimiento basado en información precisa y bien estructurada, que sea fácil de usar en otros sistemas.
  • Perfilar datos, vinculando entidades para crear nueva información.
  • Fomentar la colaboración y compartición de información, para reducir inconsistencias y mejorar la integración.
  • Mejorar la protección de los activos informacionales de+el negocio, gracias a una visión completa del ciclo de vida del dato.

Cómo reconocer una mala gestión de datos maestros

Cuando se aplica una estrategia de Master Data Management en el negocio, desparecen los duplicados, las inconsistencias y los problemas de integración y se avanza hacia una versión única de la verdad.

Hasta que la gestión de datos maestros no es adecuada, la empresa puede detectar algunos síntomas que le indiquen que su estrategia de Master Data Management necesita atención extra. Entre ellos, destacan las multas y sanciones por incumplimiento regulatorio y otros, como los siguientes:

  • Mala calidad de los datos. es probablemente el síntoma más común y obvio, que se manifiesta en forma de inconsistencia o falta de exactitud. Los datos incorrectos afectarán tanto a los clientes, como a los usuarios de negocio, impactando en los resultados de las operaciones. Eventualmente, esta información deficiente aparecerá en informes comerciales y métricas presentando una visión inexacta de la realidad que conducirá a malas decisiones y una atención al cliente deficiente.
  • Bajo rendimiento. Cuando existen procesos de negocios manuales, los empleados dedican su tiempo al trabajo con datos, de creación, modificación, actualización, corrección o compartición. Todo eso lleva un tiempo mucho mayor que un proceso automatizado y aumenta el riesgo de introducción de errores.
  • Falta de sincronización. La proliferación de los silos y su falta de actualización causan que los diferentes usuarios obtengan una información parcial, que dependerá de la procedencia de los datos que consuman. Para mantener todo el sistema actualizado y sincronizado será preciso hacer un gran esfuerzo coordinado

Pero todos estos desafíos y riesgos comerciales se ven minimizados con una adecuada estrategia de Master Data Management. Y es que la gestión de datos maestros, reduce costes, mejora el cumplimiento de las reglas, regulaciones y obligaciones contractuales, aumenta la protección de datos confidenciales y privados, minimiza los proceso manuales, optimiza los resultados en la gestión del riesgo y, además, incide en la satisfacción del cliente, que se ve aumentada como resultado de una mayor eficiencia.

Fallos a evitar en una estrategia de Master Data Management

La implementación de una estrategia de Master Data Management es un paso importante hacia la calidad de los sistemas de información del negocio y, sin embargo, no puede considerarse que todo esté hecho. Al llegar a ese punto, las organizaciones también deberán preocuparse de evitar los errores más comunes en este tipo de estrategias. Se trata de los siguientes:

  • No integrar todas las acciones de limpieza de datos dentro de la estratega de MDM.
  • No tener en cuenta la importancia de sincronizar la estrategia con los objetivos de data governance.
  • No poder garantizar que varias entidades de datos empresariales puedan ser administradas simultáneamente.
  • No garantizar que el sistema MDM funcione con las herramientas de flujo de trabajo existentes.
  • No asegurar que el sistema de Master Data Management admita relaciones complejas y jerarquías.

El CDO sin duda juega un papel estratégico para ayudar a las empresas a adaptarse y transformar sus ecosistemas de datos en respuesta a la rápida innovación tecnológica. En el marco de la definición, implementación y mantenimiento de una estrategia de Master Data Management, el CDO ayuda a reducir el riesgo empresarial al ocuparse, además de ésta, de la gestión de datos, gobierno de datos y gestión de metadatos. Con su aportación la empresa mejora el cumplimiento normativo y también la calidad de sus datos, asegurando la idoneidad de la gestión de datos maestros en la organización.

Créditos fotográficos: spainter_vfx

 

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