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Mantenimiento informático en empresas: ¿cómo hacerlo paso a paso?

mantenimiento informático empresas
Tiempo de lectura: 6 minutos

Según datos de la USDOL (United State Department of Labor), el 50% de las empresas que se enfrenta a una pérdida de datos a causa de desastres se ve obligada a cerrar inmediatamente.  Por tal motivo, el mantenimiento informático en empresas es una pieza clave no solo para solucionar fallos técnicos,sino también para prevenir posibles problemas futuros y fortalecer la seguridad informática.

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¿Qué es el mantenimiento informático en empresas?

El mantenimiento informático en empresas es el seguimiento, optimización y actualización periódico tanto del software como del hardware. Esto con la finalidad de garantizar su óptimo funcionamiento e incrementar su rentabilidad.

Así, el mantenimiento informático en empresas debe ir más allá de la resolución de problemas inmediatos. Precisamente, para evitar este tipo de eventualidades, es necesario disponer de un personal especializado, capaz de abordar los más mínimos detalles que de ser desatendidos, pueden desembocar en fallos aún más grandes.

¿Por qué es importante el mantenimiento informático en empresas?

Fallas en el hardware, virus, faltas de actualización, obsolescencia y pérdida de información son algunos de los problemas que suelen presentarse debido a la ausencia de mantenimiento. Mismos que pueden afectar en menor o mayor medida la estabilidad de una empresa a nivel de rendimiento y tecnología.

Con respecto al rendimiento, un estudio realizado por beServices afirma que un trabajador promedio suele permanecer inactivo entre 30 minutos y 2 horas a la semana debido a problemas informáticos. En suma, un empleado puede llegar a perder 100 horas laborables en un año de trabajo.

Con relación a la tecnología, DreamHost es un excelente ejemplo. Entre los diversos problemas técnicos que tenía este proveedor de alojamientos web, se encontró una fuga de base de datos del servidor, misma que  puso en alto riesgo 700 sitios web y 3.500 cuentas FTP. DreamHost vio su ética empresarial altamente cuestionada ante el escrutinio público debido a la poca atención que se le dio al mantenimiento informático de sus sistemas.

Las auditorías técnicas, el soporte directo y el asesoramiento mediante el mantenimiento informático en empresas representan una solución preventiva, correctiva y evolutiva en los sistemas empresariales. Con esto, se garantiza la continuidad de las operaciones y el resguardo y la encriptación de información relevante tanto para la empresa como para los clientes finales.

¿Cómo realizar el mantenimiento informático en empresas?

El mantenimiento informático en empresas requiere de un análisis y una planificación continua. En el que se toman en cuenta los distintos niveles a evaluar (hardware y software) para garantizar la correcta optimización de todos los equipos.

mantenimiento informático en las empresas

Los pasos a seguir para realizar un mantenimiento informático en empresas son los siguientes:

1. Fijar objetivos

Es necesario detallar qué se quiere lograr. Para esto, es recomendable realizar un análisis previo de todos los equipos con fallas o aquellos sistemas que ralentizan los procesos. Una vez identificados, hay que desarrollar las metas en base a la superación de estos obstáculos.

2. Fijar un presupuesto

En este punto se debe considerar desde la frecuencia necesaria de mantenimiento informático en empresas, hasta los equipos que se implementen en la organización.

3. Hacer un inventario

Registrar todos los equipos que pueden y deberían tener mantenimiento. De esta forma se creará una ficha de cómo se han gestionado cada uno de los dispositivos, para que los técnicos tengan una idea clara de la utilidad y trato que han recibido.

4. Hacer un histórico

De todos los mantenimientos previos, haz un registro de los repuestos o actualizaciones que se hayan realizado. También es conveniente tener a la mano los manuales correspondientes.

5. Designación de responsabilidades

Clasifica a los técnicos y otros involucrados en grupos y especialidades, de esta manera sabrás a quién recurrir en caso de haber una falla o duda puntual. Esto también facilitará la identificación del coste por horas hombre de cada especialista.

6. Planificación

Es momento de definir las frecuencias, rutas de inspección, duración del mantenimiento y recursos necesarios.

7. Ejecución

Ya definido todo el plan, es momento de ejecutarlo. Iniciar con un diagnóstico presente de todas las máquinas es un buen punto de partida.

8. Monitorización del proceso

Mediante revisiones continuas e informes, será posible llevar un registro evaluativo del mantenimiento informático en empresas. Este permitirá hacer un diagnóstico de los sistemas y su evolución.

La mejor manera de evitar pérdidas y valorar el tiempo productivo es haciendo un mantenimiento informático en empresas de forma constante. Según Gartner, el costo promedio de una sola hora de inactividad para una empresa mediana es de 70.000$. Si multiplicamos esta cifra por la cantidad de horas que pierde cada trabajador de una empresa al año, el monto sería desorbitante.

Además, el mantenimiento informático en empresas mejora la productividad un 25%, genera un 30% de ahorro en costes, alarga un 50% la vida útil de los equipos y reduce el estrés, esto lo confirma el estudio de beServices mencionado en el segmento anterior.

En definitiva, el mantenimiento informático en empresas es un recurso indispensable para aquellas organizaciones que se preocupan por el rendimiento y rentabilidad de todos sus procesos. Lo que les permite sacar el máximo provecho a todos sus recursos mediante la prevención y la atención correcta de las tecnologías implementadas.

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