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KPI ventas: ¿Qué son, para qué sirven y cómo elegir los mejores?

kpi ventas
Tiempo de lectura: 6 minutos

Los KPI ventas son los indicadores de rendimiento que pueden ayudarnos a evaluar el desempeño de los procesos comerciales de nuestra empresa.

Uno de los retos más importante de la gestión de un proceso de venta, es poder medir su rendimiento y, por esto, necesitamos indicadores fiables que nos permitan evaluar los resultados frente a los objetivos de negocio. Y es en este momento, cuando los KPI ventas vienen en nuestra ayuda. En este artículo descubriremos qué son los KPI ventas y cómo seleccionar los más adecuados para nuestra empresa.

¿Qué son los KPI ventas?

Los KPI, conocidos también como indicadores claves de rendimiento (del inglés key performance indicator), son un subconjunto de aquellos indicadores más críticos para nuestro negocio. En concreto, los KPI ventas, son los que miden la eficacia con que nuestra empresa está logrando los objetivos comerciales clave.

El departamento comercial es la fuerza impulsora de nuestra empresa. Por lo cual, es fundamental medir y optimizar nuestros procesos de ventas ya que todo lo que se puede medir, se puede mejorar. Además, poder disponer de indicadores nos puede ayudar a mantener motivados a los equipos de ventas, además de proporcionarnos bases sólidas para cada decisión relacionada con el departamento (redimensionamiento, incentivos, motivación, …).

Por esto, los KPI ventas son la herramienta fundamental para que podamos cumplir nuestros objetivos comerciales y lograr resultados.

KPI ventas: ¿para qué sirven?

Los KPI ventas son valores medibles que demuestran la eficacia con que nuestra empresa logra los objetivos comerciales clave que nos habíamos prefijado. Por lo tanto, estos indicadores nos sirven para evaluar nuestro éxito en alcanzar dichos objetivos.

Idealmente, cada KPI ventas tiene que orientarse a medir un objetivo estratégico de nuestros procesos comerciales. Lo que nos lleva a tener que elegir los objetivos correctos. Para ello, es buena práctica que los objetivos se escojan según la filosofía S.M.A.R.T.:

  • Specific: objetivos específicos y concretos.
  • Measurable: objetivos medibles, fundamentales para usar KPI.
  • Attainable: objetivos alcanzables aunque ambiciosos.
  • Realistic: objetivos realistas y que tengan en cuenta los recursos disponibles para alcanzarlos.
  • Time-bound: objetivos definidos en el tiempo y cuya consecución está planificada.

Tipos de KPI ventas

A la hora de clasificar los KPI, nos encontramos frente a dos grandes categorías:

  • KPI lagging, o “desafasados”. Se trata de KPI que nos indican nuestro desempeño o resultados pasados, por lo cual también se conocen como indicadores reactivos. Conocer a estos KPI nos permite tomar conciencias de nuestros éxitos o errores al llevar a cabo campañas concretas.
  • KPI leading, o “adelantados”. Son aquellos KPI que nos ofrecen orientación sobre los resultados futuros, por lo cual se trata de indicadores proactivos. Estos KPI son importantes para predecir tendencias y mantenernos competitivos en el mercado.

El objetivo de nuestra empresa es elegir de forma equilibrada a los dos tipos de KPI.

Ejemplos de KPI ventas

El proceso comercial no se limita únicamente a los resultados finales, sino que son importantes todas las fases del embudo de ventas. Esto es particularmente relevante a la hora de poder medir de forma completa el desempeño del equipo comercial, para que su rendimiento se evalúe no solamente en base a los resultados, sino también teniendo en cuenta su comportamiento a lo largo del proceso.

A continuación, veamos algunos ejemplos de los principales KPI,  clasificados según la tipología:

KPI sobre equipo comercial:

  • Nuevos clientes conseguidos por comercial
  • Volumen de ventas por comercial
  • Contactos mensuales (llamadas o correos electrónicos) por representante de ventas
  • Ventas realizadas con respecto a los objetivos previstos.
  • Ratio de conversión prospecto / venta.
  • Ratio de conversión leads / venta.
  • Tiempo medio de conversión.
  • Coste por comercial: incluye tanto las dietas, como las comisiones.
  • Ventas por método de contacto: útil para segmentar por contactos online o telefónicos

KPI sobre producto:

  • Rentabilidad o margen: útil a la hora de establecer políticas de precios
  • Cuota de mercado de un producto.
  • Rotación de un producto: conocerla es esencial para dimensionar el stock.
  • Número de reclamaciones.
  • Número de devoluciones.

KPI sobre clientes:

  • Número de visitas: detalladas por cada canal (online / offline), para poder medir las campañas publicitarias.
  • Coste por lead: útil para poder entender el coste necesario para obtener un lead.
  • Numero de compras por cliente.
  • Volumen de compras por cliente.
  • Satisfacción: medida mediante encuestas o valoraciones.
  • Tasa de retención: para medir la fidelidad del cliente
  • Tasa de abandono del cliente (churn)
  • Coste de adquisición de cliente (CAC)
  • Valor del tiempo de vida del cliente (lifetime value LTV): estimación sobre el valor total de un cliente en la relación que mantiene con la compañía a lo largo del tiempo

KPI sobre resultados generales de venta:

  • Facturación: medida de forma diaria, mensual, trimestral o anual
  • Rentabilidad media: medida por productos o categorías de productos.
  • Costes operativos: compras mercancía, stock, logística o transporte.
  • Financiación: tiempo medio hasta el cobro de las facturas

Cómo elegir los mejores KPI ventas para mi empresa

Hemos visto qué son los KPI y algunos ejemplos. Sin embargo, cada empresa es distinta, por lo cual debemos ser capaces de elegir los mejores KPI ventas que se adapten a nuestros objetivos específicos. Por lo contrario, elegir KPI incorrectos puede ser altamente perjudicial.

Vamos a ver a continuación las características principales que nos pueden guiar a la hora de elegir los mejores KPI ventas:

  • Alineados: en primer lugar, como ya hemos visto, tenemos que elegir KPI que se alinean con los objetivos estratégicos de nuestra empresa.
  • Alcanzables: tenemos que elegir KPI que puedan obtenerse y medirse fácilmente.
  • Relevantes: hay que seleccionar únicamente los KPI más relevantes, para ser más efectivos y optimizar el análisis.
  • No obvios: no tenemos que caer en la tentación de elegir KPI solo porque son fáciles de seguir o porque miden datos que ya tenemos disponibles.
  • Periódicos: los KPI tiene que poderse analizar de forma periódica (diaria, semanal, mensual, …).
  • Exactos: los datos que medimos a través de los KPI deben ser confiables y de calidad.
  • Accionables: los KPI tienen que proporcionarnos actionable insights, es decir, conocimientos que podemos procesar para apoyar a la toma de decisión.
  • Vivos: los KPI tienen que evolucionar para mantenerse alineados con nuestro negocio.

Finalmente, es buena práctica elegir a un número limitado de KPI, lo que nos permite ser más eficientes y no perder el tiempo midiendo datos no relevantes.

Cómo sacar el mayor rendimiento de mis KPI ventas

Una vez que hayamos seleccionado nuestros KPI ventas, tenemos que ponerles a trabajar, para sacar el mayor rendimiento de ellos. Para ello, necesitamos:

  • Monitorizarlos de forma sencilla y efectiva. En este caso, podemos beneficiarnos de herramientas conocidas como dashboard, o cuadros de mando, que nos permiten realizar un seguimiento en tiempo real de nuestros indicadores. Los dashboard presentan los KPI de forma gráfica e intuitiva.
  • Comunicarlos a través del departamento comercial y de toda la organización. Los KPI permiten comunicar la misión de la empresa a través de todos los niveles para que todos los empleados se sientan involucrados para alcanzar los objetivos de negocio.
  • Mantenerlos actualizados y siempre alineados con los objetivos de nuestro negocio. Por lo cual, tenemos que llevar a cabo revisiones semanales o mensuales y actualizar los KPI ventas en el caso de que nuestros objetivos se hayan modificados, o de que los indicadores no sean los adecuados.
  • Renovarlos periódicamente. Si seguimos midiendo los mismos KPI de siempre, tenemos el riesgo de no detectar tendencias que pueden ser relevantes para nuestro negocio, como cambios en el comportamiento de nuestros clientes, la evolución del mercado, etc.
  • Finalmente, tenemos que poner a trabajar nuestros KPI de forma conjunta. Cada KPI nos puede ofrecer una medición concreta, pero todos juntos nos pueden proporcionar una imagen completa de la situación que nos permite anticiparnos a lo que puede pasar en el futuro y tomar decisiones estratégicas.

Y tu, ¿estás preparado para medir tus KPI ventas?

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