Herramientas seguras de colaboración para el teletrabajo

El impacto del COVID-19 en la fuerza laboral está provocando cambios organizativos que, en los próximos días, se traducirán en tensión de tus sistemas de IT.

Debido a este contexto complejo, hemos optado por acompañarte para que tengas en cuenta los problemas de seguridad que te puedes encontrar en este nuevo entorno.

El cambio súbito a teletrabajo puede hacer que la empresa no disponga de herramientas seguras y eficaces de colaboración. Esto puede generar muchos problemas y descoordinar a los equipos.

Como el impacto se estima que sea limitado en tiempo, el sistema puede superar este cambio, pero es importante tener un Roadmap para incorporar este tipo de soluciones para el teletrabajo (vídeo, chat, edición compartida, infraestructura de correo accesible en remoto).

Además, no hay que descuidar la seguridad cuando se opta por utilizar este tipo de herramientas colaborativas. Lo fácil es instalar soluciones gratuitas básicas. No obstante, estas pueden suponer una amenaza seria a la seguridad de la organización.

Por eso, cuando se implementen este tipo de soluciones, habría que seguir las recomendaciones del Instituto Nacional de Ciberseguridad en este ámbito.

Consejos de seguridad al trabajar con herramientas colaborativas

INCIBE sugiere seguir una serie de pautas de seguridad cuando se trabaja con soluciones de colaboración:

Comunicarse solo con usuarios conocidos

Es muy importante realizar videoconferencias únicamente con aquellos usuarios de la lista de contactos. Así, cualquier empresa que quiera asegurar sus comunicaciones en remoto tendrá que implementar sistemas para proteger el acceso y la información confidencial transmitida.

En este sentido, en las videoconferencias, INCIBE recomienda lo siguiente:

• Establecer la comunicación siempre con usuarios conocidos y de confianza que se encuentren en la lista de contactos.
• Verificar la identidad de los nuevos contactos antes de establecer la conexión.
• Deshabilitar la compartición de escritorio por defecto.
• Actualizar siempre el software de videoconferencia, para evitar vulnerabilidades.
• Especificar la información a la que podrán acceder las personas integrantes de la conversación.

Prevenir la pérdida de datos

Hay que aprovechar las reuniones online para guardar toda la información compartida, ya sea en formato texto, audio o vídeo.

Muchas de las soluciones de videoconferencia incorporan la función de grabación de datos. No obstante, el peligro está en que almacenan la información en la nube. INCIBE sugiere asegurarse de que la solución que utilicemos cuente con cifrado de los datos que envía al entorno cloud.

Procurar que la red esté siempre disponible

El Instituto Nacional recomienda que para que las herramientas de colaboración se beneficien de una conexión constante y confiable hay que procurar que la red cuente con un ancho de banda suficiente.

Hay que preocuparse de que la red tenga suficiente ancho banda para garantizar que pueda llevarse a cabo la videoconferencia o el intercambio de información y que puedan ejecutarse las diferentes herramientas de seguridad como antivirus o firewall, para proteger la red de la empresa de ataques maliciosos, denegación de servicio, etc.

Integrar las herramientas de colaboración con el resto de tecnologías

INCIBE concluye sus sugerencias en este ámbito defendiendo la necesidad de integrar las soluciones de colaboración con el resto de tecnologías IT de la empresa para evitar incompatibilidades y problemas asociados a estas.

No obstante, recuerda que las soluciones de colaboración en la nube han facilitado la integración de estas herramientas con el resto de la IT corporativa. Por esto mismo, recomienda implementar soluciones avanzadas de colaboración en la nube.

Acceder al correo electrónico corporativo de forma segura

Estas soluciones avanzadas de colaboración también deben incluir una infraestructura de correo electrónico accesible en remoto de forma segura para que los teletrabajadores puedan acceder al correo corporativo desde su hogar, pero sin comprometer la seguridad de la empresa.

Asimismo, el Instituto Nacional de Ciberseguridad sugiere la implementación de soluciones de correo electrónico corporativo en la nube que integren una capa de seguridad que garantice al máximo la privacidad de las comunicaciones.

Si deseas que los empleados en remoto de tu organización se beneficien de herramientas seguras de colaboración, debes tener en cuenta que Mediacloud proporciona a las empresas soluciones colaborativas avanzadas para aumentar al máximo la seguridad del teletrabajo.