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Funciones de base de datos en Excel: ¡todo lo que debes saber!

Funciones de base de datos
Tiempo de lectura: 6 minutos
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La importancia de dominar las funciones de base de datos en Excel es porque ellas permiten conocer y compartir información vital a gran velocidad. Por tanto, su utilización es común en las empresas data driven, las cuales entienden que mediante la analítica de datos pueden tomar decisiones cinco veces más rápido que la competencia (Bain & Company).

En este mismo panorama, se estima que el valor del mercado de la analítica de datos llegue próximamente a los 20 mil millones de dólares (Gartner). Pues muchas organizaciones están optimizando sus procesos de gestión y análisis de datos, incluyendo el uso de las funciones de databases en Excel.

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¿Qué son las funciones de base de datos en Excel?

Las funciones de base de datos son las que permiten la creación, modificación y depuración de los datos dentro de una database en Excel. Esto mediante operaciones matemáticas que se cumplen de manera automática según las especificaciones del usuario y la sintaxis de cada función introducida. Dichas operaciones pueden ser de suma, multiplicación, conteo o extracción.

Estas funciones son similares al resto de funciones ofrecidas por Excel, pero en este caso llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo cual hace referencia a su utilidad solo en las bases de datos.

Tipos de funciones de base de datos en Excel

Excel tiene doce funciones de base de datos. Alfabéticamente, ellas son las siguientes:

  1. Función BDPROMEDIO: devuelve el promedio de los valores seleccionados de un campo de registros. Su sintaxis es: BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
  2. Función BDCONTAR: cuenta las celdas que contienen números en un campo de registros. Su sintaxis es: BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
  3. Función BDCONTARA: cuenta las celdas que no están vacías en un campo de registros. Su sintaxis es: BDCONTARA(base de datos, campo, criterios)
  4. Función BDEXTRAER: extrae un único valor de un campo de registros que cumple con los criterios especificados. Su sintaxis es: BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  5. Función BDMAX: arroja el valor máximo de un campo de registros que cumple con los criterios especificados. Su sintaxis es: BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  6. Función BDMIN: arroja el valor mínimo de un campo de registros que cumple con los criterios especificados. Su sintaxis es: BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  7. Función BDPRODUCTO: multiplica los valores de un campo de registros. Su sintaxis es: BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  8. Función BDDESVEST: calcula la desviación estándar basándose en una muestra y usando los números de un campo de registros. Su sintaxis es: BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  9. Función BDDESVESTP: calcula la desviación estándar basándose en toda la población y usando los números de un campo de registros. Su sintaxis es: BDDESVESTP(base de datos, campo, criterios)
  10. Función BDSUMA: suma los valores de un campo de registros. Su sintaxis es: BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  11. Función BDVAR: calcula la varianza basándose en una muestra y usando los números de un campo de registros. Su sintaxis es: BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
  12. Función BDVARP: calcula la varianza basándose en toda la población y usando los números de un campo de registros. Su sintaxis es: BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Otras funciones en Excel

Aparte de las funciones de base de datos, en Excel se pueden aplicar otro tipo de funciones a las hojas de cálculo. De estas últimas, existen trece categorías según áreas de:

  • Compatibilidad
  • Cubo
  • Fecha y hora
  • Ingeniería
  • Finanzas
  • Información
  • Lógica
  • Búsqueda y referencia
  • Matemática y trigonometría
  • Estadística
  • Texto
  • Definidas por el usuario
  • Web

Todas ellas pueden consultarse aquí por orden de categorías o aquí por orden alfabético.

Diferencia en los resultados entre Windows y Windows RT

Las computadoras con Windows poseen arquitecturas x86 (x32) o x86-64, mientras que con Windows RT poseen arquitecturas ARM. La diferencia entre ambas arquitecturas radica en el diseño de sus procesadores.

Por tanto, al utilizar las funciones de base de datos en cada uno de estos sistemas se pueden ver ligeras diferencias en los resultados. “Estas diferencias pueden notarse a un nivel muy alto de precisión, como en el dígito significativo 14 o 15”, así lo indica un artículo de Soporte de Office.

Dificultad en la gestión de las bases de datos en las empresas

Según la investigación 2019 Big Data and AI Executive Survey realizada por NewVantage Partners, el 93% de las empresas tienen dificultad de convertirse en data driven no por algún obstáculo en el acceso a las tecnologías, sino por el cambio en la cultura organizacional que se requiere.

En este sentido, Mediacloud es un agente de cambio y transformación que ayuda a las empresas a optimizar la gestión de sus bases de datos. Esto sin necesidad de que ellas deban asumir los gastos de contratación de personal capacitado y experimentado.

De hecho, el 80% de las organizaciones tienen contemplado recurrir a personal externo para los complejos procesos de análisis de datos (Forrester).

Como partner de Oracle Cloud, Microsoft Azure y VMware, Mediacloud dispone de personal especializado en extraer el máximo valor comercial de los datos a través de las funciones de base de datos tanto de Excel como en cualquier otro sistema de databases.

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