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Consolidar datos en Excel: métodos y beneficios para tu negocio

consolidar datos en Excel
Tiempo de lectura: 4 minutos

Un estudio llevado a cabo por EMC Digital Universe y el departamento de Research & Analysis de IDC, concluyó que para el año 2020 la cantidad de datos gestionados a nivel mundial será de 44 trillones de gigabytes. Este contexto maximiza la importancia de todos los métodos para consolidar datos en Excel u otras plataformas de uso empresarial.

Los negocios necesitan, cada vez más, aportar agilidad y rapidez a la gestión, visualización y análisis de los datos. Aquí es donde la consolidación se convierte en el tema protagónico.

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¿En qué consiste la consolidación de datos en Excel?

Consolidar datos en Excel significa recopilar, agrupar y organizar los datos ubicados en distintas hojas de cálculo en una hoja de cálculo principal o maestra. Ya sea que pertenezcan al mismo libro de Excel o a diferentes entre sí.

La consolidación es un proceso que requiere del previo análisis de los datos originales. Esto con el fin de determinar cuál es el método más conveniente para consolidar y, además, para revisar la coherencia e isomorfismos en los datos.

Esto permite descartar registros que restan uniformidad, aunque estos se tengan en cuenta para determinar la precisión de la muestra final.

Un ejemplo de la aplicabilidad de la consolidación de datos es:

Una empresa nacional gestiona una hoja de cálculo de gastos para cada una de sus oficinas regionales. Al consolidar los datos de todas las hojas, se obtiene una única hoja maestra con los gastos corporativos. Esta puede contener también los niveles de inventario, la rotación de productos, las ventas totales y los promedios, entre otros.

Consolidar datos es un símil de crear un dashboard único para monitorizar en Excel una información determinada.

Diferencia entre la consolidación y la integración de datos

Consolidar e integrar datos son procesos completamente distintos, pues persiguen objetivos muy diferentes. Aunque el primero requiere de menos tiempo y menor inversión económica, el segundo aporta beneficios estratégicos de vital importancia.

La integración de datos consiste en combinar y homogenizar datos de fuentes y naturalezas heterogéneas, con el fin de convertirlos en información legible, modelada y práctica para los analistas de datos y de negocio.

En este sentido, la principal diferencia entre ambos procesos es que, mientras la consolidación mantiene la forma y las características de los datos originales, la integración combina los atributos con el fin de homogenizar la forma y las características de ellos.

Beneficios de consolidar datos en Excel para tu negocio

Tal como lo explica Nielsen Company, la granularidad de los datos brinda beneficios estratégicos basados en la capacidad de observar, medir y analizar información minuciosamente detallada y segmentada.

Sin embargo, en otros casos el valor de la información se obtiene al llevarla desde su estado detallado hacia un estado global y resumido. Aquí es donde es necesario consolidar datos en Excel, lo cual trae los siguientes beneficios, entre otros:

  • Unificar en registros de datos principales aquellos registros que se encuentran disgregados.
  • Ensamblar la información bajo un esquema que permita la actualización y la agregación de datos con mayor facilidad.
  • Categorizar los datos en plantillas de hoja de cálculo con diseños coherentes, como las tablas formateadas de Excel.
  • Aumentar la legibilidad e interpretabilidad de la información corporativa mediante una mayor organización de datos.
  • Compartir entre el personal estratégico determinada información valiosa de manera resumida y práctica.
  • Identificar patrones y promedios dentro de la información global de manera rápida y consistente.

Métodos para consolidar datos en Excel en tu negocio

Hay cuatro maneras de consolidar datos en Excel:

  • Por posición:

Cuando los datos de origen tienen el mismo orden y mismas etiquetas.

  • Por categoría:

Cuando los datos de origen no tienen el mismo orden, pero sí mismas etiquetas.

  • Con tabla dinámica o pivot:

Similar a la consolidación por categoría, pero con la diferencia de que la tabla dinámica permite reorganizar fácilmente las categorías.

  • Con fórmulas:

Este método es el más rápido, pero también el más susceptible a errores si es aplicado por personal sin experiencia. Consiste en aplicar fórmulas a las celdas solo si estas poseen las mismas referencias.

Gracias a la existencia de guías detalladas sobre el proceso de consolidación, este puede ser llevado a cabo por personal no estrictamente especializado. Sin embargo, es recomendable que toda manipulación de datos sea realizada por un profesional del área.

La plataforma de soporte técnico de Excel ofrece recursos gratuitos para la correcta configuración de sus herramientas. Aunque las empresas que deseen obtener el mayor beneficio de los datos y de su óptima gestión, deben adquirir soluciones de proveedores especializados.

Mediacloud es un proveedor de soluciones tecnológicas que no solo están orientadas a consolidar datos en Excel, sino a métodos efectivos de almacenamiento y analítica de datos, así como de herramientas de big data y de business intelligence para que las empresas puedan innovar en su gestión de datos.

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